Arbeitszeiten

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Kalender

 

Das Fenster Arbeitszeiten stellt auf den beiden Tabseiten Kalender und Tabelle zwei alternative Ansichten zur Erfassung der Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung.

 

Auf beiden Tabseiten ist der Button Mitarbeiter vorhanden. Hier wählen Sie, wessen Arbeitszeiten Sie sehen wollen. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, das Feld nur eigene Zeiten anzukreuzen. Dann werden die Zeiten aller Kollegen ausgeblendet und Sie sehen nur Ihre eigenen Zeiten.

 

Mitarbeiter, die keinen Netzwerkzugriff auf die zentrale Datenbank haben, können die Zeiten lokal auf Ihrem Arbeitsplatz eingeben. Über Extras • Export • Zeiten werden die Zeiten dann dort exportiert und über die allgemeine Importfunktion auf einem zentralen Netzwerkarbeitsplatz wieder importiert.

 

Für den Ausdruck der Arbeitszeiten in Listenform stehen der Bericht Arbeitszeiten zur Verfügung

 

Verwenden Sie den Bericht Stundenzettel, um die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters in einem Monat in Form eines klassischen Stundenzettels auszudrucken.

 

 

Kalender:

 

 

Ansichten


Der Kalender bietet drei Ansichten: Eine Tagesansicht, eine Arbeitswochenansicht (Mo.-Fr.) und eine Wochenansicht der gesamten Woche (Mo.-So.). Zwischen diesen Ansichten können Sie mit den Buttons clip0019 clip0020 und clip0021 umschalten.

 

Mit clip0028 können Sie den kompletten Zeitbereich anzeigen lassen. Dazu wird je nach eingestellter Zeiteinheit die Zeilenhöhe angepasst. Bei Extras • Optionen • Kalender • Zeitbereich für Zoom können Sie einstellen, welcher Uhrzeitbereich in diesem Fall angezeigt werden soll.

 

Bei Zeiteinheit stellen Sie ein, welchem Zeitabschnitt eine Zeile des Kalenders entsprechen soll. Mögliche Werte sind 5, 10, 15, 30 und 60 Minuten.

 

Eine Fußzeile zeigt für jeden Tag die aktuell eingetragenen Stunden im Vergleich zu den Sollstunden an.

 

Navigation


Beim Öffnen des Fensters steht der Kalender auf dem aktuellen Datum. Sie können den angezeigten Tag bzw. die angezeigte Woche mit der Datumswahl links oben oder mit den Pfeilen clip0022 und clip0023 ändern.

 

Zur besseren Übersicht können Sie mit dem Button clip0012 einen Navigationskalender am rechten Fensterrand einblenden. Hier werden zwei Monate dargestellt, in denen Sie durch Anklicken direkt zu einem bestimmten Tag bzw. zu einer bestimmten Woche springen können. Mit dem Pin clip0010 können Sie den Navigationskalender sich automatisch ausblenden lassen, wenn er nicht benötigt wird. Er erscheint dann nur, wenn Sie die Maus auf clip0011a am rechten Fensterrand bewegen und verschwindet nach der Aktion wieder.

 

Eingabe einzelne Zeit


Zur Eingabe einer Zeit gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Markieren Sie den gewünschten Uhrzeitbereich mit der Maus oder mit Shift+Pfeiltasten.
  • Drücken Sie Enter, die Leertaste oder betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen Eintrag erzeugen
  • Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie die genaue Uhrzeit, Projekt, Teilleistung etc. einstellen können.
  • Klicken Sie zum Abschluss auf OK. Damit ist die Zeit gespeichert.
  • Eine gespeicherte Zeit können Sie mit der Maus verschieben oder durch Ziehen an den Rändern vergrößern oder verkleinern.
  • zum Löschen einer Zeit markieren Sie diese durch Anklicken und drücken Entf.
  • Mit einem Doppelklick oder einem Klick mit der rechten Maustaste und Bearbeiten können Sie eine gespeicherte Zeit bearbeiten.

 

Eingabe längerer Zeitraum


Bei der Eingabe einer Arbeitszeit über mehrere Tage wird für jeden Tag die vertraglich festgelegte Arbeitszeit des Mitarbeiters angesetzt.

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag und wählen Sie Arbeitszeit über längeren Zeitraum. In der Dialogbox können Sie jetzt bei Beginn und Ende statt der Uhrzeit die Tage angeben, über die sich diese Arbeitszeit erstrecken soll.

 

Nach einem Klick auf OK wird dann für jeden dieser Tage eine Arbeitszeit mit der Anzahl der Sollstunden angelegt, die in der Personalverwaltung für diesen Wochentag festgelegt ist.

 

Auf diese Weise lässt sich z.B. ein mehrwöchiger Urlaub in einem Arbeitsschritt auf das Urlaubsprojekt eintragen.

 

Eingabe Urlaub / Krankheit ganztägig


Um einen ganzen Tag Urlaub oder Krankheit zu buchen gibt es eine einfache Methode:

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag und wählen Sie Urlaub ganztägig erzeugen bzw. Krankheit ganztägig erzeugen. Damit wird ein Zeiteintrag auf das Urlaubs- bzw. Krankheitsprojekt für den angemeldeten Mitarbeiter mit der Anzahl der Sollstunden angelegt, die in der Personalverwaltung für diesen Wochentag festgelegt ist.

 

Das entsprechende Projekt wird automatisch gefunden. Falls es mehrere Projekte mit den Sonderfunktion Urlaub oder Krankheit gibt, besteht eine Auswahlmöglichkeit bei Extras - Optionen - Kalender.

 

Kopieren


Bei ähnlichen Zeiteinträgen (gleiches Projekt, gleiche Tätigkeit) bietet es sich an, ein Zeiteintrag einfach an eine neue Position zu kopieren. In einer Wochenansicht ist dies auch über verschiedene Tage hinweg möglich. Kopieren Sie eine Zeit dazu mit Bearbeiten • Kopieren, Strg-C, oder rechte Maustaste und Kopieren. Markieren Sie dann den Zielbereich und wählen Sie Bearbeiten • Einfügen, Strg-V, oder rechte Maustaste und Einfügen. Wenn Sie als Zielbereich nur Zelle markiert haben, wird beim Kopieren die Dauer der Originalzeit beibehalten, andernfalls wird die Dauer an den markieren Zielbereich angepasst.

 

Alternativ können Sie eine Zeit auch mit der Maus kopieren. Halten Sie dazu einfach die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Zeit mit der Maus verschieben. Dabei wird immer die Dauer der Originalzeit beibehalten.

 

Farbe


Die Tageszeiten außerhalb der Arbeitszeiten werden farblich gekennzeichnet, damit auf einen Blick sichtbar ist, ob alle erforderlichen Zeiten eingetragen sind. Dabei werden die Anzahl der Arbeitsstunden aus der Personalverwaltung, Arbeitszeit berücksichtigt. Die Uhrzeit des  Arbeitsbegins kann in Extras • Optionen • Kalender festgelegt werden.

 

Zusätzlich werden die Wochenenden und die Feiertage farblich unterschiedlich gekennzeichnet.

 

Die Projekte können ebenfalls zur besseren Unterscheidung mit unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Mit dem Button clip0064 gelangen Sie zu den Einstellungen für die Projektfarben.

 

 

 

Tabelle:

 

 

Hier können Sie alle Zeiten in tabellarischer Form bearbeiten. Die Bedienung entspricht den übrigen Eingabefenstern. Die Verwendung dieser Tabelle bietet sich an, wenn in Ihrem Büro nur die Anzahl der Stunden, nicht die Uhrzeiten gespeichert werden sollen. Das Feld "Uhrzeit" kann dann ignoriert werden.

 

Ein Doppelklick auf die Spalte Bemerkungen öffnet ein Fenster, in dem der Text eingegeben werden kann.

 

Über Rechtsklick auf einen Spaltenkopf und Spalten bearbeiten kann die Spalte Ende eingeblendet werden. Hier können Sie eine Uhrzeit für das Ende der Arbeitszeit eingeben. Die Anzahl der Stunden wird dann berechnet und umgekehrt.