Rechnungen aus verschiedenen Projekten können zu einer Gesamtrechnung kombiniert werden. Damit können verschiedene Teilaufträge in getrennten Unterprojekten mit unterschiedlichen Abrechnungsarten oder HOAI-Verträgen trotzdem mit einer Rechnung abgerechnet werden.
Um eine solche kombinierte Rechnung zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie den Rechnungsassistenten auf (
im Rechnungsfenster). - Wählen Sie als Art der Rechnung die projektübergreifende Rechnung.
- Wählen Sie auf der Seite Teilrechnungen die Option Teilrechnungen jetzt erstellen.
Nach den Durchlaufen des Rechnungsassistenten wird das Teilrechnungsfenster angezeigt. Hier verwalten Sie die Teilrechnungen, die zu der aktuellen Rechnung im Rechnungsfenster gehören. Der Aufbau des Teilrechnungsfensters entspricht dem des Rechnungsfensters mit dem Unterschied, dass die Teilrechnungen aus verschiedenen Projekten herrühren können, aber zu einer Hauptrechnung gehören.
Alternativ können Sie auch den Assistenten mit "Teilrechnungen später erstellen" abbrechen und das Teilrechnungsfenster aus dem Rechnungsfenster mit 
aufrufen.
- Erstellen Sie jetzt im Teilrechnungsfenster nacheinander die einzelnen Teilrechnungen für verschiedene Projekte. Benutzen Sie dazu wie üblich den Rechnungsassistenten mit . Im Unterschied zur Hauptrechnung geben Sie hier auf der ersten Seite das Projekt an, aus dem die Daten für die Teilrechnung bezogen werden sollen. Üblicherweise ist das ein Unterprojekt des Projektes, zu dem die Hauptrechnung gehört.
Der weitere Verlauf des Rechnungsassistenten entspricht der Vorgehensweise bei der Hauptrechnung. Am Schluss kann allerdings kein Rechnungsdokument erzeugt werden, da es sich ja hier nur um die Teilrechnung handelt.
- Wenn Sie alle Teilrechnungen erstellt haben, wechseln Sie zurück zum Rechnungsfenster auf die Hauptrechnung. Auf der Seite Vorschau sehen Sie eine Übersicht über die Rechnung mit Teilrechnungen und Gesamtsumme. Um daraus jetzt ein Rechnungsdokument zu erstellen, klicken Sie in der Vorschau auf Dokument erstellen (oder auf
) und wählen dort "neues Rechnungsdokument aus gespeicherten Rechnungsdaten erstellen". Geben Sie jetzt die Vorlagen für die Gesamtrechnung und für die einzelnen Teilrechnungen an. Jede Teilrechnung kann dabei auf einer eigenen Vorlage basieren. So können auch Teilrechnungen mit unterschiedlichen Abrechnungsarten (HOAI, Pauschal, Aufwand) zu einer Gesamtrechnung kombiniert werden.
Für die projektübergreifenden Rechnungen können nur .docx-Dateien (ab Word 2007) als Vorlage verwendet werden. Herkömmliche Einzelrechnungen funktionieren allerdings auch noch mit .doc-Dateien (bis Word 2003)
- Mit einem Klick auf OK wird die Gesamtrechnung jetzt zusammengestellt. Dabei geschieht folgendes:
Aus den Vorlagen der einzelnen Teilrechnungen werden die Textblöcke der eigentlichen Rechnung extrahiert und mit den Daten befüllt. Eine solche Vorlage kann auch für eine herkömmliche Einzelrechnung verwendet werden und enthält daher in der Regel formale Elemente wie Briefkopf und Fußzeile, die nicht in die Gesamtrechnung übernommen werden sollen. Deshalb ist es notwendig, dass die für die Gesamtrechnung relevanten Textblöcke in der Vorlage mit dem Vorlagendesigner markiert wurden. Sie brauchen also keine unterschiedlichen Vorlagen für z.B. eine einzelne Rechnung nach HOAI und eine Teilrechnung nach HOAI.
Die Textblöcke der Teilrechnungen werden in die Vorlage der Gesamtrechnung eingefügt. Diese Vorlage enthält den Briefkopf und Angaben über die Gesamtsumme der Rechnung. Die Einfügestelle für die Textblöcke der Teilrechnungen muss auch hier mit dem Vorlagendesigner definiert worden sein.
Die Gesamtrechnung wird schließlich als Rechnungsdokument bei ihrem eigenen Projekt (i.d.R das Hauptprojekt) gespeichert.
